Tips voor een optimaal werkende klantenservice

Iedereen heeft wel eens te maken gehad met een klantenservice. Het is dan ook noodzakelijk dat iedere organisatie beschikt over een klantenservice én dat deze natuurlijk optimaal werkt. Zo hoor je nog best regelmatig dat mensen slechte ervaringen hebben met een klantenservice. Dit is zonde! Je kunt deze klant namelijk kwijtraken en daarnaast kan diegene slechte recensies plaatsen. Dit haalt je merk alleen maar naar beneden en dit wil je voorkomen. Maar hoe krijg je een goed werkende klantenservice? Lees snel verder!

Makkelijk bereikbaar

Ten eerste is niets zo irritant als een klantenservice die niet goed bereikbaar is. Zorg er daarom voor dat je altijd makkelijk bereikbaar bent voor mensen die vragen hebben of een klacht. Dit kan bijvoorbeeld door een live chat service in te stellen. Dit is voor de klant makkelijk en toegankelijk en jij kunt als organisatie een medewerker inzetten die de chat beheerd. Dit gaat meestal veel sneller dan mailen en zo is de klant ook weer blij. Zorg er hiernaast voor dat je mailtjes ook snel beantwoord en dat de telefoon snel opgenomen wordt. Toch blijft bellen de meest persoonlijke manier om een klant te woord te staan en het is ook makkelijker om informatie op te vragen van de klant en door te vragen.

Kantoortijden

Vroeger waren kantoren alleen bereikbaar tussen kantoortijden van 09:00 tot 17:00. Hoewel dit nog steeds wel het geval is, verwachten klanten steeds meer dat we ook buiten kantoortijden beschikbaar zijn. Dit is natuurlijk makkelijker met de chat service in plaats van de telefoon, maar overweeg om ook buiten de standaard tijden klanten te woord te staan. Zo zijn sommige bedrijven bereikbaar tot 18:00 of 19:00. Dit is toch net iets langer, waardoor klanten die laat klaar zijn met werken ook nog daarna kunnen bellen.

Tone of voice

Daarnaast is het erg belangrijk dat de manier waarop klanten aangesproken worden heel vriendelijk en beleefd is. Soms zijn mensen niet tevreden over de manier waarop de klantenservice met hen omgaat. Zo reageren sommige klantenservice medewerkers defensief bij een klacht en reageren ze geïrriteerd. Probeer jezelf daarom altijd in te leven in de klant en probeer ze zo goed mogelijk te helpen. Geef daarnaast ook fouten toe en probeer in oplossingen te denken. Zo zal de klant zich gewaardeerd voelen en komen ze sneller bij je terug. Hiernaast zullen zij ook in hun omgeving positief over je praten.