Nadat de Europese unie in mei 2019 het gebruik van een tijdregistratie systeem heeft verplicht hebben veel bedrijven er voor gekozen om dit te doen via een Excel bestand, echter is dit op lange termijn geen goede oplossing. In deze blog zal ik enkele punten toelichten waarom het gebruik van Excel voor urenregistratie een slecht plant is.

Flexibiliteit

Een urenregistratie in Excel is iets dat wel handig is als je maar met een paar mensen werkt maar je kunt er niet erg flexibel in werken. Zo kan bijvoorbeeld maar een persoon in het bestand werken en je moet toegang hebben tot dat bestand. Veel bedrijven gebruiken dan ook een vaste medewerker die voor iedereen de uren bijhoudt. Als deze eens een keertje ziek is dan loopt de hele urenregistratie in de soep.

Foutgevoelig

Bij het handmatig invoeren van gewerkte uren in Excel is een groot probleem waar niets aan te doen is. Namelijk dat de uren ingevoerd worden door een mens. En mensen zijn nou eenmal erg foutgevoelig. Als iemand veel uren moet gaan invoeren is een typfout snel gemaakt. Dan helpt het niet dat een excel bestand ook nog eens vrij onoverzichtelijk kan worden met veel verschillende kolommen. Een urenregistratiesysteem heeft dit probleem niet aangezien deze de gewerkte uren automatisch bijhoudt.

De data interpreteren

Met alle gewerkte uren voor allemaal verschillende projecten kan het interpreteren van deze data veel belangrijke informatie opleveren. Hoeveel tijd wordt per klant besteed, hoelang wordt er over bepaalde taken gedaan, en welke werknemers zijn gemiddeld langer bezig met een taak. Dit zijn allemaal statistieken die wel te vinden zijn in het Excel bestand maar eerst er uit moeten worden gehaald. En dat is geen makkelijke taak. Bij urenregistratiesystemen wordt dit allemaal voor je gedaan.

Zo zie je maar dat er verschillende manieren zijn van urenregistratie maar een urenregistratie in Excel is niet het handigste en zal je meer problemen opleveren dan dat het oplost.